Formularios en Excel [Actividad 3]

Formularios en Excel [Actividad 3]

Un formulario es un documento con campos en donde cada uno de ellos tiene un objetivo específico por lo que tienes que escribir o seleccionar opciones para cumplirlo. Los formularios presentan una visión ordenada de múltiple información sobre algo, y son útiles para llenar bases de datos.

En Excel, dichos formularios son un excelente método para ingresar datos, facilitando el llenado de los campos y haciendo que exista un mejor control en la información que es ingresada a nuestra base de datos. Además de que gracías a la herramientas con las que cuenta Excel las probabilidades de que existan errores en el llenado son casi nulas.

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A continuación veremos como hacer un formulario en Excel y después vamos a enlazar la informacion recabada en una base de datos dentro del mismo libro.

Primero, vamos  a abrir un Documento Excel y le pondremos un nombre.

Ya que tenemos nuestro documento, a la primera hoja de libro le pondremos el nombre deBase de Datos y a la segunda hoja Formulario 1.

En la hoja "Base de datos" haremos nuestro primer formato con los datos que necesitemos tener dentro de la base.

Ahora que está nuestra base de datos. Ahora, vamos a irnos a la hoja "Formulario 1" para hacer nuestro formato con sus respectivos indicadores, las instrucciones de ellos y los campos necesarios para las respuestas.

El siguiente paso es poner las funciones adecuadas para el formulario como lo son la SI yCONTAR.BLANCO.

El indicator de Escolaridad se presta para utilizar la función SI, por lo cual vamos a colocarnos en la celda E10 y comenzaremos a redactar la formula.

Cuando ya la esté terminada cerramos parentesis y damos Enter. Ahora podrás poner cualquier número y sí es correcto, en la celda E10 te va a aparecer tú escolaridad, si es incorrecto te aparacerá la leyenda "Error. Escribe sólo del 1 al 7".

En el costado derecho de nuestra tabla vamos a hacer un contador que nos indique la cantidad de respuestas que hacen falta por contestar en el formulario.

Utilizando la Función SI vamos a escribir lo siguiente:

Esto para que cuando en la celda F2 aparezca el número uno hable en singular y cuando no, en plural. Se le da Enter y se continua con la Función CONTAR.BLANCO.

En el rango vamos a poner desde D3 hasta D11 para que nos cuente las celdas en blanco. Después nos iremos a G2 para hacer la última formula.

Muy parecido a la anterior formula SI ya que de nuevo lo que queremos es que cuando sea 1 hable en singular y cuando no lo sea, en plural.

Cuando ya estén las 3 formulas elabordas se les da el formato deseado sin olvidar en ajustar al texto la celda F9 para que exista una armonía en la frase. En mi caso yo decidí darle un color rojo, para que fuera más llamativa.

Ya que tenemos completo nuestro formulario vamos a hacer 9 nueve copias y las vamos a enumerar hasta que tener 10 formularios.

Y tendrá que quedar así:

En la hoja "Base de datos" para escribir la Fecha de nacimiento vamos a utilizar la funciónCONCATENAR para unir el día, mes y año, ya que en el formulario lo solicitamos por separado.

En la celda escribimos =CONCATENAR( y nos vamos a ir al Formulario 1.

Desde ahí vamos a continuar la fórmula, eligiendo las celda de Día, seguida de una diagonal, después la celda de Mes, de igual forma seguida de una diagonal para finalizar con la celda de Año.

Después de haberlo hecho, nos iremos a la hoja de Base de datos y vamos a arrastrar las celdas para que esté la misma formula en todas.

Para comenzar a vincular, en la barra de formulas o en la celda, vamos a poner el signo de igual (=) y nos vamos a dirigir a la hoja "Formulario 1".

Vamos a copiar el texto que nos aparezca.

Y borramos lo que se encuentre escrito en la barra de formulas.

Después nos vamos a ir de nuevo a la hoja "Base de datos" y en la celda C5 comenzaremos a escribir la función SI.

Y justo ahí, pegaremos lo que anteriormente habíamos copíado, creando una formula para que cuando no haya nada escrito en el formulario, no se escriba nada en la base de datos ya que si no se hace así aparecen ceros.

Cuando ya esté terminada la formula, vamos a arrastrala a las demás celdas, de manera tanto horizontal como vertical, siempre cuidando la celda de "Fecha de nacimiento" ya que la formula de ahí es diferente.

Una vez hecho eso, sólo nos vamos a dedicar a cambiarle a las formulas el nombre del formulario sustituyendo únicamente el número de formulario